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Auszug aus dem Bericht des Landesrechnungshofes

 

b) Mängel in der Organisation und Stellenausstattung des Studentenwerks
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Die Organisation des Studentenwerks kann auf der Grundlage eines Strukturvorschlages des Rechnungshofs erheblich gestrafft werden. Allein durch Wegfall von 60 Stellen und Abwertung von drei Stellen können insgesamt bis zu 6 Mio. DM Personalkosten jährlich eingespart werden.

514

Der Rechnungshof hat die Aufbauorganisation, die Stellenausstattung und die Aufgabenverteilung des Studentenwerks geprüft. Das Studentenwerk nimmt als Anstalt des öffentlichen Rechts die Aufgaben der sozialen, gesundheitlichen, wirtschaftlichen und kulturellen Betreuung der Studenten wahr. Es deckt seine Ausgaben durch gesetzliche Zuschüsse und Zuwendungen, durch Entgelte für seine Leistungen sowie von den Studenten zu zahlende Beiträge und ist verpflichtet, einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Organe sind Vorstand und Verwaltungsrat. Die Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur nimmt die Staatsaufsicht wahr.

515

Zum 1. Juli 1991 hat das Studentenwerk bei der Zusammenführung mit den Hochschuleinrichtungen im Ostteil Berlins 450 Beschäftigte übernommen und zwei zusätzliche Abteilungen eingerichtet. Bei dieser Gelegenheit wurde eine Reihe von bereits vorhandenen Arbeitsgebieten ohne das tariflich gebotene Verfahren höher bewertet. Ebenso wie die übrige Berliner Verwaltung war das Studentenwerk verpflichtet, die vorhandenen Aufgaben kritisch zu überprüfen. Zu Beginn der Prüfung standen dem Studentenwerk nach dem Wirtschaftsplan 1997 insgesamt 903 Stellen (und 31 Beschäftigungspositionen) zur Verfügung. In den Folgejahren sind - auch wegen allgemeiner Einsparforderungen - zahlreiche Stellen abgebaut worden. Die Ausstattung der Organisationseinheiten soll sich nach dem Entwurf des Wirtschaftsplans 2000 auf insgesamt 802 Stellen (und 31,5 Beschäftigungspositionen) reduzieren:

 
1997
2000
Geschäftsführung
12,50
12,50
Abteilung I
Finanz- und Rechnungswesen
36,00
19,50
Abteilung II
Personal und Organisation
32,25
30,41
Abteilung III
Speisebetriebe
453,85
406,03
Abteilung IV
Ausbildungsförderung
120,75
110,25
Abteilung V
Wohnwesen
115,25
105,50
Abteilung VI
Betreuungsdienste
73,50
71,78
Abteilung VII
Technik und Einkauf
59,00
46,00
Insgesamt
903,10
801,97

 

Obwohl das Studentenwerk von 1993 an Stellen eingespart hat, sind die Personalaufwendungen weiter gestiegen, zwischen 1991 und 1997 von 38,6 Mio. DM auf 56,8 Mio. DM. Erst 1998 setzte ein leichter Rückgang ein, der Entwurf des Wirtschaftsplans 2000 weist noch 54,8 Mio. DM aus.

516

Der Geschäftsführer führt die laufenden Geschäfte auf der Grundlage von Beschlüssen des Vorstandes und des Verwaltungsrates und vertritt das Studentenwerk nach außen. Die Stelle des Geschäftsführers, der auf der Grundlage eines Dienstvertrages beschäftigt ist, wurde mit dem Nachtragswirtschaftsplan 1991 von entsprechend BesGr. B 2 nach entsprechend BesGr. B 3 gehoben. Im Frühjahr 1996 hat der Verwaltungsrat eine weitere Hebung nach entsprechend BesGr. B 4 beschlossen und als Grund die Höherbewertung der Stellen für Kanzler der Hochschulen nach BesGr. B 4 genannt. Der Rechnungshof hält einen Vergleich mit den Aufgaben der Kanzler der drei Universitäten nicht für sachgerecht. Die Strukturen sind unterschiedlich, das Haushaltsvolumen und die Stellenausstattung des Studentenwerks sind deutlich geringer. Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung deshalb aufgefordert, die Bewertung der Funktion für einen zukünftigen Geschäftsführer auch unter Berücksichtigung des besonderen Vertragsverhältnisses mit dem Ziel der Abwertung zu überprüfen.

 

517

Die Abteilung I "Finanz- und Rechnungswesen" wurde während der Prüfung neu strukturiert. Anfang 1998 wurde die Mietenbuchhaltung mit 9,5 Stellen aus dem Rechnungswesen ausgegliedert und in die Abteilung V "Wohnwesen" verlagert. Der Abteilung standen danach noch folgende Stellen zur Verfügung:

Leitung einschließlich Controller
4
Rechnungswesen
13
Arbeitsvermittlung
5
Insgesamt 22

 

Der Rechnungshof hat vorgeschlagen, die Arbeiten in der Abteilung besser zu verteilen und zwei Stellen einzusparen. Nach Mitteilung des Studentenwerks über die Ausstattung sind im Rechnungswesen inzwischen per saldo zwei Stellen entfallen. Die Stelle des Controllers, VGr. II a/I b, wurde mit dem Wirtschaftsplan 1995 neu eingerichtet. Seine wesentliche Aufgabe bestand von Beginn an darin, dem Geschäftsführer, der die Abteilung III in Personalunion leitet, monatliche Controlling-Berichte sowie aufbereitete Daten aus den Speisebetrieben zur Verfügung zu stellen. Für andere Bereiche des Studentenwerks, z. B. die Abteilung "Wohnwesen", werden noch keine kontinuierlichen Controllingaufgaben wahrgenommen, Untersuchungen in anderen Abteilungen werden nur vereinzelt nach entsprechenden Anfragen durchgeführt. Insgesamt beschränkt sich das Controlling überwiegend auf eine bloße Zusammenstellung verfügbarer Daten und auf gelegentliche Vorschläge für Verfahrensverbesserungen. Der Rechnungshof hält es für notwendig, das Controlling als Führungsunterstützungs- und Steuerungsinstrument zu stärken.

 

519

Rund die Hälfte des Personals ist in der Abteilung III "Speisebetriebe" mit ihren 12 Mensen, 34 Cafeterien, drei Hochschulrestaurants sowie einer Milch- und einer Espressobar beschäftigt. Die Frage, ob der Betrieb einzelner Einrichtungen überhaupt wirtschaftlich vertretbar ist oder ob eine Fremdvergabe von Leistungen wirtschaftlicher wäre, wurde vom Studentenwerk bisher nicht geprüft. Der Rechnungshof hat die Stellenausstattung der Verpflegungseinrichtungen nicht im Einzelnen untersucht, sondern sich auf Einzelfragen der Organisation, der Leitung und betriebswirtschaftliche Problemfelder konzentriert. Der Stellenplan 1998 weist 435 Stellen aus. Bei der Übernahme der Einrichtungen aus dem Ostteil wurde die Abteilung in vier regionale Bereiche und einen zentralen Lebensmitteleinkauf strukturiert. Die Stelle des Bereichsleiters West, zugleich stellvertretender Abteilungsleiter, ist 1997 nach dessen Ausscheiden entfallen. Die Verpflegungseinrichtungen dieser Region wurden auf die verbleibenden drei Bereiche aufgeteilt. Seit 1994 nimmt der Geschäftsführer auch die Funktion des Abteilungsleiters wahr, nachdem dieser ausgeschieden war. Soweit das Studentenwerk bei einer Prüfung der Privatisierung zu dem Ergebnis kommt, dass keine wesentliche Reduzierung der Stellen möglich ist, hielte es der Rechnungshof für zweckmäßig, die Stelle des Abteilungsleiters künftig wieder zu besetzen. Zugleich sollten die 1991 entstandenen erweiterten regionalen Organisationsstrukturen wieder in einem Bereich zusammengefasst werden. Der verbleibende Bereichsleiter sollte die Aufgaben des stellvertretenden Abteilungsleiters wahrnehmen. Damit können zwei Stellen für Bereichsleiter der VGr. IV a/III entfallen. Außerdem muss das Arbeitsgebiet Lebensmitteleinkauf, das 1991 tarifwidrig (T 515) um drei Vergütungsgruppen angehoben wurde, wieder abgewertet werden. Das Studentenwerk hat sich dafür ausgesprochen, die vorhandenen regionalen Strukturen beizubehalten, weil die Leitungsspannen sonst zu groß werden würden. Die Bereichsleiter hätten Anleitungsfunktionen für die kleineren Einrichtungen, die sich organisatorisch nicht ausgleichen ließen, weil an der Basis geeignetes qualifiziertes Personal fehlen würde. Der Rechnungshof hält es angesichts des vorhandenen, qualifizierten Personals organisatorisch für vertretbar, wenn es auch für Leitungsfunktionen über den bisherigen Verantwortungsbereich hinaus eingesetzt wird. Das Studentenwerk hat zugesagt, für die Bewertung des Arbeitsgebietes Lebensmitteleinkauf eine Beschreibung des Aufgabenkreises zu erstellen.

 

521

Als produzierender Bereich muss die Abteilung "Speisebetriebe" in besonderer Weise nach betriebswirtschaftlichen Regeln handeln. Das Studentenwerk nutzt die durch das Controlling bisher ermittelten Daten und Kennzahlen noch zu wenig für einen wirtschaftlichen Einsatz der personellen wie auch der finanziellen Ressourcen. Wegen der fehlenden Kostenträgerrechnung können wichtige Kennzahlen zurzeit noch nicht ermittelt werden. Das führt z. B. zu einer unabgesicherten Preiskalkulation beim Mensaessen, sodass der Kostendeckungsgrad und der Anteil des Zuschusses pro Essen nicht nachweisbar sind. Da in allen Speisebetrieben Defizite entstehen, die pauschal mit dem Zuschuss des Landes gedeckt werden, ist mangels Kostenträgerrechnung nicht auszuschließen, dass das Studentenwerk Mensaessen auch für nichtstudentische Kunden subventioniert. Der Rechnungshof hat für die Anwendung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen in dieser Abteilung Vorschläge erarbeitet, damit auf dieser Grundlage der Stellen- und Mittelbedarf auf das unbedingt notwendige Maß reduziert wird.

 

523

In der Abteilung V "Wohnwesen" standen Anfang 1998 für die Aufgaben studentischen Wohnens 118 Stellen und vier befristete Beschäftigungspositionen zur Verfügung, die sich auf folgende Organisationseinheiten verteilten:

Leitung
3
Wohnwesen A
52
Wohnwesen B
55
Zentrale Aufgaben
3
Internationales
studentisches
Begegnungszentrum
1,5
zuzüglich Reiniger mit kw-Vermerken
7,5
Insgesamt
122
(einschließlich 4 Beschäftigungspositionen)

 

Bis Ende 1997 waren 22 kleinere Wohnheimverwaltungen auf drei Bereiche aufgeteilt, daneben gab es die "Zentralen Aufgaben", "Gemeinsame Wohnheimangelegenheiten" und das "Internationale studentische Begegnungszentrum". Anfang 1998 hat das Studentenwerk sechs Verwaltungszentren gebildet - einschließlich der Mietenbuchhaltung aus dem Rechnungswesen (T 517) - und diese auf zwei Bereiche Wohnwesen aufgeteilt. Die "Zentralen Aufgaben" und "Gemeinsamen Wohnheimangelegenheiten" hat es zusammengefasst und als Gruppe "Sonderdienste" mit vier Stellen in einen dieser Bereiche integriert. Der Rechnungshof hält für die "Sonderdienste" nach seiner Prüfung zwei Stellen für ausreichend. Für die Verwaltung und handwerkliche Betreuung von 14 800 Plätzen in 44 Wohnheimen standen in den Verwaltungszentren 44,25 Angestellte, 35,6 Betriebshandwerker, 13 Hausmeister und drei Haus- und Hofarbeiter zur Verfügung. Mit der Neuorganisation der Wohnheimverwaltungen wurden vorhandene Einsparpotenziale nicht vollständig genutzt. Die sechs Verwaltungszentren müssen nicht auf zwei Bereiche aufgeteilt, sondern können dem Abteilungsleiter direkt unterstellt werden, sofern dieser nicht länger mit der Erarbeitung von IT-Program-men belastet wird. Die Aufgabenverteilung und -wahrnehmung bei den Leitungskräften der Abteilung V muss überprüft und gestrafft werden. Dienstkräfte in der Wohnheimverwaltung verwalten im Durchschnitt 334 Plätze, damit sind sie nicht ausgelastet. Der Rechnungshof hat das Studentenwerk aufgefordert, das Leistungsmaß zu erhöhen und weitere Verwaltungskräfte einzusparen. Nach einem internen Richtwert des Studentenwerks ist für etwa 500 Wohnheimplätze der Einsatz eines Betriebshandwerkers notwendig. Auf dieser Basis hat der Rechnungshof einen Bedarf von 29,5 Betriebshandwerkern festgestellt und eine Anpassung der Stellenausstattung gefordert. Durch die vorgeschlagene organisatorische Straffung und eine sachgerechte Aufgabenverteilung können in der Abteilung zunächst zwölf Stellen eingespart werden. Außerdem ist der Abbau von Wohnheimplätzen noch nicht beendet. Der Rechnungshof erwartet, dass das Studentenwerk die Stellenausstattung wegen rückläufiger Aufgaben zeitnah weiter verringert. Das Studentenwerk hat mitgeteilt, dass in der Abteilung "Wohnwe-sen" 17 Stellen/Beschäftigungspositionen eingespart werden können, davon zehn für Lohnempfänger. Der Forderung des Rechnungshofs, die beiden Stellen für Bereichsleiter einzusparen, will es nicht folgen. Der Bedarf für diese Funktionen besteht aber nur weiter, weil der Abteilungsleiter auch künftig im hohen Maße durch die Arbeit an IT-Programmvorgaben in Anspruch genommen ist und sich nicht ausreichend seinen eigentlichen Leitungsaufgaben widmen kann. In diesem Zusammenhang ist unverständlich, dass das Studentenwerk die Arbeiten am Programmsystem noch immer als "Übergangszeit" ansieht, obwohl der Hauptbestandteil dieses Programms - mit den entsprechenden Vorlaufzeiten - bereits zur Zeit der Prüfung 1998 eingeführt worden war. Das Ende dieser Entwicklung lässt das Studentenwerk offen. In den angebotenen Einsparungen sind fünf Stellen in den Wohnheimverwaltungen enthalten, von denen bereits 1998 für zwei vorgesehen war, dass sie entfallen sollten. Dies reicht nach Auffassung des Rechnungshofs nicht aus. Wegen des allgemeinen Aufgabenrückgangs - seit der Prüfung sind mehr als 3000 Plätze abgebaut worden - müssen mindestens weitere vier Stellen eingespart werden.

 

524

Nach der Vereinigung der Stadt hatte der Senat ein 400-Millionen-Programm beschlossen, mit dem innerhalb von zehn Jahren neben dem Neubau einiger Einrichtungen die im Ostteil der Stadt übernommenen Wohnheime saniert werden sollten. Das Studentenwerk hat 1993 in der Abteilung "Wohnwesen" eine Arbeitsgruppe für die Bauplanung und Projektsteuerung dieses Programms eingerichtet, die mit den damals zuständigen Senatsverwaltungen für Wissenschaft und Forschung sowie für Bau- und Wohnungswesen zusammenarbeiten sollte. Die für Wissenschaft zuständige Senatsverwaltung hatte zunächst, ohne sich Aufschluss über die konkret wahrzunehmenden Aufgaben zu verschaffen und ohne Beschreibungen der Aufgabenkreise, drei Stellen bewilligt. Im Jahre 1998 war das Sonderbauprogramm etwa zur Hälfte umgesetzt. Für die Planung, Vorbereitung und Durchführung der Projekte werden vom Studentenwerk zudem Architektenbüros beauftragt. Die zusätzliche Arbeitsgruppe für das Projektmanagement war nicht erforderlich, zumal bei Beginn ihrer Arbeit 1993 ein Teil der Sanierungsmaßnahmen bereits abgeschlossen oder weitgehend vorbereitet war. Wegen der angespannten Finanzlage des Landes Berlin ist die Realisierung der noch offenen vier Sanierungsprojekte gefährdet. Der Rechnungshof hat das Studentenwerk aufgefordert, die Projektgruppe sofort aufzulösen, die drei Stellen mit Wegfallvermerken zu versehen und die Kräfte bis zum Wirksamwerden der Wegfallvermerke zur Unterstützung in der Abteilung VII einzusetzen. Das Studentenwerk hat bestätigt, dass die Arbeitsgebiete nicht auf Dauer angelegt sind und setzt die Angestellten jetzt in der Abteilung VII für Aufgaben der Bauunterhaltung ein. Über den Wegfall will es erst später entscheiden.

 

 

c) Fragwürdige Entscheidungspraxis und Überzahlungen im Personalbereich beim Studentenwerk
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Das Studentenwerk ist der Verpflichtung, die Aufgabengebiete seiner Mitarbeiter ordnungsgemäß zu bewerten und ihre Arbeitsverhältnisse nach den für den öffentlichen Dienst geltenden Bestimmungen zu regeln, nicht immer nachgekommen. Die Bearbeitungsmängel sollten umgehend beseitigt werden. Rechtlich unzulässige Sonderwege der Geschäftsführung müssen ein Ende haben. Die Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur muss im Rahmen der Aufsicht tätig werden.

 

541

Der Rechnungshof hat die Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur gebeten, im Wege der Aufsicht (vgl. § 2 Abs. 2 StudWG, § 28 Abs. 3 AZG) dafür zu sor-gen, dass die Beanstandungen umgehend ausgeräumt werden. Die Senatsverwaltung hat stärker als bisher darauf hinzuwirken, dass die vom Rechnungshof immer wieder festgestellten Sonderwege und Alleingänge der Geschäftsführung ein Ende haben und die zutage getretenen Bearbeitungsmängel beseitigt werden. Die aufgetretenen arbeitsrechtlichen Probleme müssen in enger Abstimmung mit der Aufsichtsbehörde und den zuständigen Arbeitgeberverbänden gelöst werden. Die Senatsverwaltung hat den Geschäftsführer anzuweisen, Maßnahmen zur Gewährung über- oder außertariflicher Leistungen und sonstige Abweichungen vom Tarifrecht künftig erst dann zu vollziehen, wenn ihre Zulässigkeit arbeitsrechtlich abschließend geklärt ist und der Verwaltungsrat zugestimmt hat. Eine abschließende Stellungnahme der Senatsverwaltung steht noch aus.

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